DÜŞEYARA Hakkında Bilinmesi Gerekenler

DÜŞEYARA Hakkında Bilinmesi Gerekenler makalesi, bu işleve dair tüm kullanım detaylarına dair bilgilendirici bir yazı içermektedir.

DÜŞEYARA, oldukça basit bir işlev olsa da, ters giden çok fazla sonucu olabilmektedir. İşlevi kullanırken, daha az hata yapmak ve doğru sonuçlara ulaşmak için makalemizde tüm detaylar yer almaktadır.

Bir tablodan bilgi çekmek istediğinizde, Excel DÜŞEYARA işlevi harika bir çözümdür. Bir tablodan bilgileri dinamik olarak arama ve alma yeteneği birçok kullanıcı için oldukça popülerdir. Hemen hemen her yerde ilk akla gelmektedir.

DÜŞEYARA’nın kullanımı kolay olsa da hata almaya sebep oldukça fazla ihtimali bulunmaktadır. Bunun bir nedeni, DÜŞEYARA’nın önemli bir tasarım hatası olmasıdır.  Varsayılan olarak, yaklaşık bir eşleşmede sorun olmadığını varsaymaktadır.

Bu, tamamen yanlış olsalar bile tamamen normal görünen sonuçlara neden olmaktadır. Bu sonuçlar, özellikle iş hayatınızda büyük sorunlar yaşanmasına kadar gidecek büyüklüğe bile çıkmaktadır.

Bunların üstesinden nasıl gelineceğini öğrenmek için, aşağıdaki detayları mutlaka okumanız önerilmektedir. Böylece, Excel DÜŞEYARA işlevinde uzmanlaşmaya yönelik detayları öğreneceksiniz.

DÜŞEYARA Nasıl Çalışmaktadır

DÜŞEYARA, bir tablodaki verileri aramak ve almak için kullanılan bir işlevdir. DÜŞEYARA’daki “D”, dikey anlamına gelmektedir. Bu, tablodaki verilerin, veriler satırlarda olacak şekilde dikey olarak düzenlenmesi gerektiğini belirtmektedir. (Yatay olarak yapılandırılan veriler için YATAYARA kullanılmalıdır.)

Bilgilerin dikey düzenlendiği iyi yapılandırılan bir tablo ve solda bir satırı eşleştirmek için kullanılan bir sütun varsa, muhtemelen DÜŞEYARA’yı kullanılmalıdır.

DÜŞEYARA, tablonun arama değerlerinin en sol sütunda olması kuralıyla yapılandırılmalıdır. Almak istenen sonuç değerleri, sağdaki herhangi bir sütunda olmalıdırlar. DÜŞEYARA kullandığınızda, tablodaki her sütunun soldan başlayarak numaralandırıldığını düşünülmelidir. Belirli bir sütundan bir değer almak için “sütun_indis_sayısı” öğesine uygun sayıyı girmeniz yeterlidir. Aşağıdaki örnekte, yazılan sicile ait e-posta adresinin bulunması istenilmektedir. Bu nedenle, sütun dizini için 5 sayısı kullanılmaktadır.

Yukarıdaki tabloda, çalışan sicilleri soldaki 1. sütunda ve e-posta adresleri sağdaki 5. sütundadır.

DÜŞEYARA’yı kullanmak için 5 parça bilgi veya “bağımsız değişken” sağlarsınız:

• Aradığınız değer (aranan_değer)
• Tabloyu oluşturan hücre aralığı (tablo_dizisi)
• Sonucun alınacağı sütunun numarası (sütun_indis_sayısı)
• Eşleştirme modu ([aralık_bak], DOĞRU = yaklaşık, YANLIŞ = tam)

bilgileri sonuca ulaşmanızı sağlayacaktır.

DÜŞEYARA Hakkında Bilinmesi Gerekenler – Sadece Sağda Arar

DÜŞEYARA’nın belki de en büyük sınırlaması, verileri bulmak için yalnızca sağa bakmasıdır.

Yani, DÜŞEYARA’nın yalnızca tablodaki ilk sütunun sağındaki sütunlardan veri alabileceği anlamına gelmektedir. Arama değerleri ilk (en soldaki) sütunda göründüğünde, diğer tüm sütunlar zaten sağda olduğundan bir sorun yaşanmayacaktır. Ancak, arama sütunu tablonun içinde bir yerdeyse, değerler yalnızca o sütunun sağındaki sütunlardan aranmaktadır. DÜŞEYARA’ya arama sütunuyla başlayan daha küçük bir tablo da sağlamanız gerekmektedir.

Bu tür bir kısıtlamanın üstesinden gelmek için, DÜŞEYARA yerine İNDİS ve KAÇINCI işlevlerini kullanabilirsiniz.

DÜŞEYARA ilk eşleşmeyi bulmaktadır

Tam eşleme modunda, bir arama sütunu yinelenen değerler içeriyorsa, DÜŞEYARA yalnızca ilk değerle eşleşecektir. Aşağıdaki örnekte, bir ad bulmak için DÜŞEYARA kullanılmaktadır. Bunun için, DÜŞEYARA tam eşleşme yapacak şekilde ayarlanmıştır. Ancak, listede iki “Bilal” olmasına rağmen DÜŞEYARA yalnızca ilk bulduğu değerle eşleşmektedir.

Not: Yaklaşık eşleştirme modunda DÜŞEYARA kullanıldığında davranışla değişmektedir. Buradaki makale konuyu ayrıntılı olarak açıklamaktadır.

DÜŞEYARA büyük/küçük harfe duyarlı değildir

Bir arama yaparken, DÜŞEYARA büyük ve küçük harfli metni farklı şekilde işlememektedir. Yani, DÜŞEYARA için “AHMET” şeklinde yazılan bir isimle “ahmet” aynıdır. Aşağıdaki örnekte, büyük harfli “BİLAL” olan değer aranmaktadır. Ancak, DÜŞEYARA büyük/küçük harf ayırımı yapmayacaktır. Bu yüzden, bulduğu ilk eşleşme bu olduğundan “Bilal” ile eşleşmektedir.

DÜŞEYARA iki eşleştirme moduna sahiptir

DÜŞEYARA’nın iki çalışma modu vardır. Bunlar, “tam eşleşme” ve “yaklaşık eşleşme” şeklindedir. Çoğu durumda, muhtemelen DÜŞEYARA tam eşleme modunda kullanılmaktadır. Eğer, bir ürün koduna dayalı ürün bilgileri veya bir film başlığına dayalı film verileri gibi benzersiz bir anahtara dayalı bilgi aramak istediğinizde mantıklıdır.

C12’deki formül, film başlığının tam eşleşmesine dayalı olarak aranacak yılın bulunmasını sağlamaktadır:

Ancak, benzersiz bir kimlikle eşleşmediği, bunun yerine “en iyi eşleşme” veya “en iyi kategori” aranacağı durumlarda, yaklaşık modu kullanmak gerekmektedir. Örneğin, Gelir Vergisi hesaplaması yapmak istemektesiniz. Bu durumlarda, tabloda tam arama değerini bulmayacaktır. Bunun yerine DÜŞEYARA’nın belirli bir arama değeri için en iyi eşleşmeyi bulmasını tercih edilmelidir.

G3’teki formül, gelir vergisi oranını bulmak için yaklaşık bir eşleşme yapmaktadır:

DÜŞEYARA varsayılan olarak yaklaşık eşleşmeyi kullanır

DÜŞEYARA’daki tam ve yaklaşık eşleşme, “[aralık_bak]” adı verilen 4. bağımsız öğe tarafından kontrol edilmektedir. Tam eşleşme için YANLIŞ veya 0 kullanılmaktadır. Yaklaşık eşleşme için “[aralık_bak]” öğesi DOĞRU veya 1 şeklinde yazılmaktadır. Ancak, işlevi kullanırken seçenek sunulmadığı için, değerlerin hangi eşleşmeyi sağladığının bilinmesi gerekmektedir.

Ne yazık ki, 4. bağımsız öğe olan, “[aralık_bak]“, isteğe bağlıdır ve varsayılan olarak DOĞRU değerini döndürmektedir. Bu, DÜŞEYARA’nın varsayılan olarak yaklaşık bir eşleşme yaptığı anlamına gelmektedir. Yaklaşık bir eşleşme yaparken, DÜŞEYARA tablonun sıralandığını varsaymaktadır. Böylece, ikili arama gerçekleştirilmektedir. İkili arama sırasında, DÜŞEYARA tam bir eşleşme değeri bulursa, o satırdan bir değer döndürmektedir. Ancak, DÜŞEYARA aranan değerden daha büyük bir değerle karşılaşırsa önceki satırdan bir değer döndürmektedir.

Lakin, bu oldukça tehlikeli bir durum oluşturabilir. Çünkü, birçok kişi farkında olmadan DÜŞEYARA’yı varsayılan modunda bırakmakadır. Böylece, tablo sıralanmadığından alınan sonuçlar yanlış olmaktadır.

DÜŞEYARA’yı Tam Eşleşme Yapmaya Zorlama

DÜŞEYARA tam bir eşleşme ile kullanılmak için, 4. bağımsız öğe ([aralık_bak]) YANLIŞ veya 0 olarak ayarlanmalıdır. Aşağıdaki iki formül eşdeğerdir:

Tam eşleme modunda, DÜŞEYARA bir değer bulamadığında #YOK hatası vermektedir. Yani, değerin tabloda bulunmadığının açık bir göstergesidir.

DÜŞEYARA’yı Yaklaşık Eşleşme Yapmaya Zorlama

İşlev, tam bir eşleşme ile kullanılmak için, 4. bağımsız öğe ([aralık_bak]) YANLIŞ veya 0 olarak ayarlanmalıdır. Aşağıdaki üç formül eşdeğerdir:

Ancak, DÜŞEYARA için gerekmese bile, “[aralık_bak]” öğesi her zaman tanımlanmalıdır. Bu şekilde, arama sonuçları istenilen şekilde gerçekleşmektedir. Bu durum, DÜŞEYARA Hakkında Bilinmesi Gerekenler için önemli bir detaydır.

Yaklaşık eşleşmeler için veriler sıralanmalıdır

Yaklaşık eşleştirme kullanılıyorsa, veriler arama değerine göre artan düzende sıralanmalıdır. Aksi takdirde, hatalı sonuçlar alınacaktır. Ayrıca, bazen metin verileri sıralı görünse bile sıralanmasında hata olduğu unutulmamalıdır. Buradaki dosyada hazırlanan formül tam neyin kast edildiğinin iyice anlaşılmasını sağlayacaktır.

DÜŞEYARA Hakkında Bilinmesi Gerekenler – Tabloları Birleştirme

DÜŞEYARA için yaygın bir kullanım durumu, iki veya daha fazla tablodaki verileri birleştirmektir. Örneğin, bir tabloda sipariş verileri ve diğerinde müşteri verileri bulunmaktadır. Böylece, bazı müşteri verilerini analiz için sipariş tablosuna getirmek istenebilir:

Müşteri no, her iki tabloda da bulunduğundan, DÜŞEYARA ile istenilen verileri çekmek için bu değeri kullanılmalıdır. Sipariş Tablosundaki müşteri no, Müşteri Tablosunda aranacaktır.  Daha sonra, Müşteri Adı ve Şehir bilgisi listelenecektir.

DÜŞEYARA Hakkında Bilinmesi Gerekenler – Sınıflandırma/Kategori

Veri kayıtlarına rasgele kategoriler uygulamanız gerekirse, kategorileri atamak için “anahtar” görevi gören bir tablo kullanarak DÜŞEYARA ile bunu kolayca yapabilirsiniz.

Klasik bir örnek, bir puana göre not vermeniz gereken notlardır:

Bu durumda, DÜŞEYARA yaklaşık eşleşme ile kullanılmaktadır. Bu nedenle, tablonun artan düzende sıralanması önemlidir.

Ancak, isteğe bağlı kategoriler oluşturmak içinde DÜŞEYARA kullanılabilir. Aşağıdaki örnekte, gruplandırmayı tanımlayan küçük bir tablodan, her departman için bir grup bulma işlemi DÜŞEYARA ile sağlanmıştır:

Ad Tanımlama ile Kolay DÜŞEYARA Kullanımı

Mutlak referanslar formüllerin ilk bakıldığında tam olarak anlaşılmayacak bir görüntüye sahiptirler.  Bu nedenle, mutlak referanslar tanımlalan adlarla değiştirilebilirler. Böylece, DÜŞEYARA formülleri çok daha temiz ve okunması kolay hale gelecektir.

Örneğin yukarıdaki arama örneğinde, “aranan_değer” öğesi için referans alınan hücre, “sicil” olarak adlandırılmıştır. Hemen akabinde, alttaki veri tablosu da, “veriler” olarak adlandırılmıştır. Böylece, formül kolayca kopyalanmış ve sadece “sütun_indis_sayısı” öğesi değiştirilmiştir.

Bu formülün okunması daha kolay olmakla kalmaz, aynı zamanda adlandırılan aralıklar otomatik olarak mutlak olduğundan kolay taşınabilirdir.

Sütun Eklerken Dikkat Edilmeli

Bir çalışma sayfasında mevcut DÜŞEYARA formülleriniz, tabloya bir sütun eklerseniz bozulabilirler. Bunun nedeni, sabit kodlu sütun dizini değerlerinin, sütunlar eklendiğinde veya silindiğinde otomatik olarak değişmemesidir.

Aşaığdaki örnekte, Yıl ve Puan arasına yeni bir sütun eklendiğinde Puan ve Hasılat aramaları bozulmaktadır. Yıl, eklenen sütunun solunda olduğu için sorunsuz bir şekilde sonuç vermektedir.

Bu sorunu önlemek için, sonraki iki maddede açıklandığı şekilde formülünüzü yazabilirsiniz.

DÜŞEYARA Hakkında Bilinmesi Gerekenler – SATIR / SÜTUN Kullanma

Bir formülü kopyaladıktan sonra, herhangi bir miktarda düzenleme yapmaktan rahatsız olunabilir. Böyle bir durumda, dinamik sütun dizinleri oluşturmak için SATIR veya SÜTUN fonksiyonları kullanılmalıdır. Ardışık sütunlardan veri alınıyorsa, bu numara bir DÜŞEYARA formülü oluşturmaya ve ardından hiçbir değişiklik gerekmeden onu kopyalamaya olanak tanımaktadır.

Örneğin, aşağıdaki çalışan verileriyle, bir dinamik sütun dizini oluşturmak için SÜTUN işlevini kullanılmaktadır. C3 hücresindeki ilk formül için, SÜTUN tek başına 3 döndürürmektedir. Çünkü, C sütunu çalışma sayfasındaki üçüncü sütundur. Bu nedenle bir çıkarmak ve formülü kopyalamak yeterli olacaktır.

Kırmızı başlıkların altında bulunan tüm formüller aynıdır ama sonuçlar farklı listelenmektedir.

DÜŞEYARA Hakkında Bilinmesi Gerekenler – DÜŞEYARA/KAÇINCI

Yukarıdaki maddede yazılı olanları, bir adım daha ileri götürelim. Tablodaki bir sütunun konumunu aramak ve tamamen dinamik bir sütun dizini döndürmek için KAÇINCI kullanılmaktadır. Hem satıra hem de sütuna bakıldığından, buna iki yönlü arama denmektedir.

Bir satış görevlisinin belirli bir aydaki satışlarına veya belirli bir tedarikçiden belirli bir ürünün fiyatına bakmak buna bir örnek olmaktadır. Örneğin, satış görevlisine göre ayrılmış aylık satışların olduğunu varsayalım.

DÜŞEYARA, satış kişisini kolayca bulmaktadır. Ancak, ay adını alacağı bir alanı bulunmamaktadır. Dolayısıyla, sabit bir sütun sayısı yerine KAÇINCI işlevini kullanmak yeterli olacaktır.

Kısmi Eşleşmelerde Joker Karakterleri Destekler

DÜŞEYARA’yı tam eşleme modunda kullanıldığında, arama değerinde joker karakterler kullanma seçeneği mevcuttur. Mantığa aykırı görünebilir, ancak joker karakterler, kısmi bir eşleşmeye dayalı olarak tam bir eşleşme yapmayı sağlamaktadır.

Excel iki joker karakter sağlamaktadır. Bunlar, yıldız işareti (*) ve soru işareti (?) şeklindedir. Yıldız işareti (*) bir veya daha fazla karakterle, soru işareti (?) bir karakterle eşleşmektedir.

Örneğin, bir hücreye doğrudan bir yıldız işareti yazabilir. Böylece, DÜŞEYARA ile buna “aranan_değer” olarak başvuru yapılmaktadır. Aşağıdaki örnekte, “aranan_değer” olarak H4 hücresine “Hül*” yazılmıştır. Bu, DÜŞEYARA’nın “Hülya” adlı çalışan ile eşleşmesini sağlamaktadır.

İstenirse, DÜŞEYARA aşağıdaki örnekte olduğu gibi yerleşik bir joker karakter kullanacak şekilde de ayarlanabilmektedir. Burada, H4 hücresindeki yıldız formülün içine eklenmiştir.